Für welche Anwendungen ist die Software konzipiert?
publiXone wurde als universelle Plattform entwickelt und bedient daher eine Vielzahl an Applikationen auf verschiedenen Einsatzgebieten. Kunden nutzen publiXone als Asset Manager, Vorstufen-Produktionssystem, zur Dokumentabstimmung, Freigabe und Proof, für die Onlineeditierung, als Workflow-System, oder auch als Bilddatenbank oder Archiv. Über die umfangreichen Schnittstellen dient publiXone auch als Dokument-Automations- oder Datenverteilungsplattform.

Seit wann gibt es die Lösung?
publiXone war ursprünglich eine Individualentwicklung, getrieben durch die Automobilindustrie. Diese wurde als Standardsoftware etabliert und ist seit 2005 erfolgreich am Markt.

Wer nutzt publiXone?
Die Betreiber teilen sich in zwei Lager. Zum einen sind es Dienstleister aus der Druck- und Medienindustrie oder Agenturen, die diese Software für ihre Kunden einsetzen. Zum anderen betreiben die Anwender die Lösung für ihre eigenen Zwecke – durch alle Branchen hindurch.

Wie viele Benutzer hat eine typische publiXone-Installation?
Die Spanne geht von 5 bis 20.000 Benutzern. Die meisten Mandanten liegen zwischen 20 und 100 Benutzern.

Ist das System webbasiert?
Ja und Nein. Es gibt unterschiedliche Oberflächen für unterschiedliche Arten von Benutzern. Neben den Weboberflächen bieten wir ebenfalls Full-Clients an. Diese sind deutlich effektiver in der Anwendung und sprechen engagierte Benutzer und Power-User besonders an.

Ist das System modular?
Ja. Die Basiskomponenten lassen sich bei Bedarf (auch später) mit zusätzlichen Modulen ausstatten. Folgende Funktionsmodule sind verfügbar: Production, Version, Annotation, Variation, Archiv und Shop. Zusätzlich stehen diverse Module zur Einbindung von Dokumenttechnologien zur Verfügung, z. B. zur Online- oder Offline-Editierung.

Kann man die Software mieten oder nur kaufen?
Wir „vermieten“ die Software auf Basis einer monatlichen Gebühr.
Weitere Infos unten unter „Lizenzierung“.

Kann ich publiXone auf einem eigenen Server betreiben?
Ja. Viele Kunden wünschen das. Bitte die Systemvoraussetzungen beachten.

Gibt es eine Möglichkeit eine „individuelle“ Demo zu bekommen?
Natürlich. Kontaktieren Sie uns, wir vereinbaren gerne einen Termin.

Welche Oberflächen gibt es?
Im Standardlieferumfang sind enthalten der publiXone Client zur Administration und für Power-User, der publiXone Desktop für Dokumentbearbeiter und der publiXone Webtop, für diejenigen die lieber eine Weboberfläche bevorzugen. Hinzu kommt publiXone Mobile für mobile Geräte und die entsprechende Apps für iOS und Android. In Abhängigkeit von Zusatzmodule können noch weitere Oberflächen dazukommen, z. B. publiXone Shop als Shop-Interface.

Mit publiXone Webtop bezeichnen wir die klassische Weboberfläche zu publiXone. Die Fenstertechnik ermöglicht das Öffnen diverser Projekte, Ordner, Dateien, Funktionen oder Auswertungen zur gleichen Zeit.

Welche Sprachen werden unterstützt?
publiXone wird standardmäßig in deutsch und englisch ausgeliefert. Allerdings lassen sich z. B. die Texte innerhalb der Weboberflächen einfach ändern oder auch mit weiteren Sprachen ergänzen.

Welche Betriebssysteme und Browser werden unterstützt?
Die Klienten publiXone Client und publiXone Desktop stehen für Mac und Windows zur Verfügung. Eine Installation ist übrigens nicht erforderlich. Die Weboberflächen laufen in allen gängigen Webbrowsers (z. B. Explorer/Edge, Chrome, Safari, Firefox).

Warum setzt publiXone auf native Clients?
Unsere Clients bieten eine homogene Umgebung und verhalten sich wie eine Anwendung. Dabei haben sie keine Browser- oder Betriebssystemabhängigkeit. Das Programm liegt auf dem jeweiligen Rechner vor und ist daher performanter. Technisch lassen sich Anforderungen lösen, welche -auch mit modernen Browsern- gar nicht oder nur schwer umzusetzen sind. Im Wesentlichen sind das die identischen Gründe warum z. B. Apple iTunes auch als Anwendung anbietet.

Wo ist der Unterschied zwischen den Oberflächen Client und Desktop?
Der publiXone Client dient in erster Linie den Administratoren für konfigurative Zwecke und den Power-Usern für die tägliche, produktionsintegrierte Arbeit. Der publiXone Desktop ist speziell für Anwender konzipiert, die Dateien bearbeiten oder kommentieren sollen.

Warum gibt es eine zusätzliche Shop-Oberfläche?
Die klassische Weboberfläche (Webtop) eignet sich nicht für eine Benutzerführung, wie man es von einem Shop erwartet. Daher gibt es ein eigenes Interface für den Shop, welches Sie übrigens an die gewünschte Corporate Identity anpassen können.

Welche Dateiformate werden unterstützt?
Alle. Grundsätzlich lassen sich alle Dateien, egal welches Format, im System katalogisieren. Typischerweise aus dem Medienbereich: Verschiedene Bildformate, Sonderformate wie z. B. Photoshop, Vektoren, Adobe Creative oder Cloud-Formate, Office (Word, Excel, Powerpoint), Video, Audio, PDF, XML, etc.

Erzeugt publiXone Voransichten der Dateien?
Von den meisten Formaten erzeugt das System automatisch entsprechende Voransichten in unterschiedlichen Größen. Neben diversen Bildformaten betrifft dies auch PS und PDF, Office-Dateien, verschiedene Dokumentformate wie Pageflex oder InDesign, Illustrator, etc. Für Dateitypen die nicht bekannt sind oder aus denen sich keine Voransicht errechnen lässt, blendet das System ein entsprechendes Icon ein.

Können Dateiformate auch umgerechnet werden?
Für die Konvertierung von Dateien steht eine leistungsfähig Engine zur Verfügung. Diese wird über Profile, welche sehr umfangreich konfiguriert werden können, angesteuert.

Wie werden Daten organisiert?
publiXone denkt in Projekten. Diese können frei in einer hierarchischen Baumstruktur organisiert werden. Innerhalb von Projekten lassen sich beliebige Felder anlegen, jeweils mit unterschiedlichen Feldtypen, und Schlagworte. Dateien können zusätzlich in Projekten gespeichert und wiederum ist Metadaten und Schlagworten versehen werden.

Können Datenzugriffe eingeschränkt werden?
Ja. Die Konfiguration geschieht über Benutzer, Gruppen und den entsprechenden Rechten und Rollen. Weitere Infos unten unter „Sicherheit“.

Ist es möglich Dateien zu versionieren?
Ja. Dafür steht das Modul Version zur Verfügung. Änderungen an beliebigen Dateiformaten können so lückenlos nachvollzogen und „alte“ Versionen reaktiviert werden.

Funktioniert die Versionierung auch mit InDesign-Dateien?
Auf jeden Fall, sogar noch granulierter. Denn InDesign-Dateien werden in ihre (getaggten) Bestandteile zerlegt und in der Datenbank gespeichert. So lässt sich jede Änderung innerhalb des Dokuments auf Rahmenebene transparent nachverfolgen. Übrigens kann das System sogar die Änderungen visualisiert darstellen, auf Seiten- und Rahmenebene.

Können Dateien mit Kommentaren versehen werden?
Ja, mit dem Zusatz-Modul Annotation. Dieses ist innerhalb des Systems an unterschiedlichen Stellen verfügbar: Im Asset Management, in der Onlineeditierung und auch als separates Tool.

Besteht die Möglichkeit Daten zu archivieren?
Über das Zusatz-Modul Archiv. Dieses blendet Daten aus und kann diese bei Bedarf auch physikalisch auf einen anderen Datenträger verlagern. Natürlich nur für die Benutzer, die entsprechende Rechte haben. Archivierte Daten lassen sich natürlich auch ganz einfach wieder herstellen.

Sind Arbeitsabläufe frei zu konfigurieren?
Ja.  Es gibt eine Arbeitsablaufmodellierung in der Sie als Anwender (mit entsprechenden Rechten) die gewünschten Workflows erstellen können. Die Anzahl der Schritte, Bearbeiter oder Gruppen, sowie die Sprungbefehle sind nicht limitiert.

Ist es möglich Timings zu hinterlegen?
Ist es. Innerhalb der Arbeitsablaufmodellierung können Sie unterschiedliche Ablauftypen wählen. Mit Timing oder auch ohne. Mit festen Zeiten oder dynamisch.

Erinnert mich das System an anstehende Aufgaben?
Ja und es ist konfigurierbar. Und natürlich ist die Idee, dass das System die zuständigen Bearbeiter darüber in Kenntnis setzt, wenn es etwas zu tun gibt.

Was passiert mit überfälligen Aufgaben?
Aufgrund der Arbeitsablaufdefinition und der dort hinterlegten Konfiguration versendet das System Benachrichtigung, Erinnerung und auch Mahnungen. Bei Bedarf auch mit „Petz-Funktion“, sodass Projekte auch an die gewünschten Personen eskaliert werden können.

Wie kommuniziert das System?
Alle Benachrichtigungen des Systems werden per Email versendet. Die Email-Konfiguration, also sowohl die Texte als auch die technischen Daten, können Sie selbst hinterlegen.

Kann ich als „Admin“ in die Arbeitsabläufe eingreifen?
Ja. Das ist, je nach Rechtekonfiguration- möglich. Dabei muss es nicht unbedingt der/ein Admin sein.

Läuft immer eine Datei durch einen Arbeitsablauf?
Korrekt ausgedrückt durchläuft immer ein Projekt einen Arbeitsablauf. Innerhalb des Projekt können beliebig viele Dateien sein – oder eben auch nur eine Datei.

Können Arbeitsabläufe vordefiniert werden?
Ja. Arbeitsabläufe können beliebig vormodelliert und in der Arbeitsablaufbibliothek gespeichert werden. Bei Bedarf kann man die gewünschte Vorlage per Drag´n´Drop auf sein Projekt ziehen und dort entsprechen verwenden. Natürlich können Sie jederzeit an der Konfiguration des Arbeitsablaufs Änderungen vornehmen.

Ist es möglich mehrere Freigabestufen zu konfigurieren?
Das haben Sie selbst in der Hand, so viele Sie benötigen.

Gibt es eine Funktion zur Urlaubsvertretung?
Ja. Sie können per Drag´n´Drop einen Benutzer innerhalb eines Arbeitsablauf durch einen anderen ersetzen. Dieser kann dann die Zuständigkeit/Rechte einfach übernehmen und einspringen.

Kann ich externe Anwender einbinden?
Nein, wenn „extern“ meint, dass der Benutzer dem System nicht bekannt ist. Alle Benutzer müssen dem System bekannt und entsprechend konfiguriert sein.

Ist es möglich Gruppen zuzuweisen?
Ja. Das ist immer dann interessant, wenn mehrere Personen zuständig sind. Oder wenn die Zuständigkeit nicht feststeht und jemand aus der Gruppe den Auftrag an sich nehmen soll.

Kann ich z. B. in Übersetzungsprozessen auf unterschiedliche Arbeitsabläufe zurückgreifen?
Auf jeden Fall. Erfahrungsgemäß stellen sich die Prozesse in unterschiedlichen Ländern auch unterschiedlich da. Verschiedene Schritte und Freigabestufen, unterschiedliche Timings, etc. Über das Zusatz-Modul Varianten lassen sich diese Anwendungen noch weiter optimieren.

Lassen sich Desktop-Anwendungen wie InDesign, Photoshop oder Office integrieren?
Ja. Durch unsere Client-Technologie können wir lokal installierte Anwendungen in die Arbeitsprozesse einbeziehen. Dies geschieht ohne zusätzliche Erweiterungen, rein auf Betriebssystemebene. Die Integration ist mit allen Anwendungen die Dateien öffnen können verwendbar.

Ist es möglich z. B. Bilder in Dokumente zu platzieren?
Via Drag´n´Drop können Sie Bilder, oder auch andere Formate, z. B. in InDesign platzieren.

Protokolliert das System Tätigkeiten?
publiXone protokolliert unterschiedliche Tätigkeiten und Vorgänge zu einem Projekt bzw. zu jeder einzelnen Datei. Über den sogenannten Verlauf erhalten Sie chronologisch alle Infos zum Dateileben.

Gibt es eine Möglichkeit Dateien aus verschiedenen Bereichen für eine Aktion zusammenzustellen?
Ja, über die Funktion Leuchtkasten. Dieses sind virtuelle Zusammenstellungen beliebiger Dateiformate aus verschiedenen Projekten oder Ordnern. Diese können über ein eigenes Web-Interface auch externen Personen zugänglich gemacht werden.

Lassen sich Dateien in andere Formate konvertieren?
Ja. Es steht eine leistungsfähige Konvertiertechnologie zur Verfügung, die diese Aufgabe übernimmt. Hinterlegbare Profile beinhalten die technischen Parameter, wie konvertiert werden soll. Die Konvertierungen sind aus verschiedenen Systempositionen aufrufbar.

Lassen sich Arbeitsschritte an Dateien nachverfolgen?
Über das Zusatz-Modul Version. Dieses versioniert beliebige Dateien und auch Inhalte von InDesign-Dateien. Änderungen lassen sich so auf Datei oder Inhaltsebene transparent nachvollziehen.

Mit welchen Dokumenttechnologien arbeitet publiXone?
Das System unterstützt den Einsatz von Adobe InDesign Server, Pageflex Server als auch Chili Publish. Weiter ist eine Integrationen für Viva Desktop verfügbar. Die Technologien können auch im Mischbetrieb zum Einsatz kommen.

Sind Adobe InDesign-Dateien online editierbar?
Ja. Dafür haben wir eine eigene Technologie entwickelt. Unser iXedit erlaubt die standverbindliche Bearbeitung von InDesign-Dateien ohne Formatbruch. Der Editor basiert übrigens auf unserem von Adobe preisgekrönten iXentric InDesign Server Manager.

Besteht auch die Möglichkeit der Offline-Bearbeitung?
Wir geben zu, diese Frage ist gestellt. Denn natürlich müssen wir hier unsere einzigartige iXcopy-Technologie erwähnen. Diese erlaubt die inhaltliche Bearbeitung von InDesign-Dateien, ohne InDesign oder InCopy – und eben auch ohne Internet-/Serververbindung. Besonders interessant für Anwender mit langsamer oder instabiler (z. B. im Zug) Netzwerkverbindung. Auch iXcopy basiert auf unserer preisgekrönten iXentric-Technologie.

Wie definiert man, was an einem Layout bearbeitet werden kann?
Dies geschieht über ein entsprechendes Tagging mithilfe der InDesign Extension iXcontrol. Mit iXcontrol definieren Sie Rahmenregeln und Verhaltensweisen. Man könnte auch sagen, Sie definieren die Corporate-Design-Regeln im Layout. Dabei haben Sie es in der Hand, welche Seitenelemente später wie bearbeitet werden dürfen – oder eben auch nicht.

Ist die Dokumentansicht standverbindlich?
Auf jeden Fall. Wir arbeiten mit keiner Simulation. Auch konvertieren wir die Dateien nicht in ein anderes Format. Eine InDesign-Datei bleibt den ganzen Workflow hindurch eine InDesign-Datei.

Was ist der Unterschied zwischen dem Adobe InDesign Server und Pageflex Server?
Welten. Man könnte ein Buch darüber schreiben. Wir erörtern das gerne mit Ihnen, aber nicht hier im FAQ-Bereich. Kontaktieren Sie uns gerne dazu.

Übrigens finden Sie weitere Fragen und Antworten zur Dokumenttechnik unter:

FAQ zu iXedit – Online-Editor für Adobe InDesign Server

FAQ zu iXcopy – Offline-Editor für Adobe InDesign Server

FAQ zu iXentric – Server Manager für Adobe InDesign Server

FAQ zu iXcontrol – Extension für Adobe InDesign

Kann der Benutzerzugriff eingeschränkt werden?
Ja, über Rechte und Rollen. Letztere können Sie selber definieren. Grundsätzlich kann bis auf die Feldebene runter festgelegt werden, wer was darf. Das ist speziell für Sonderfälle interessant. Für den Normalbetrieb bietet sich immer die Verwendung von Rollen an.

Ist eine Verschlüsselung möglich?
Ja, der Datenverkehr lässt sich bei Bedarf über SSL abwickeln. Zudem werden alle Konfigurationsparameter verschlüsselt gespeichert.

Ist das System gegen Hackerangriffe geschützt?
Ja, wir tun was möglich ist um das System gegen unterschiedliche Angriffsarten abzusichern. Fairerweise muss man sagen, dass eine hundertprozentige Sicherheit heute wie früher nicht gewährleistet werden kann. Auch ist zu Bedenken, dass die Einrichtung und Konstellation des Gesamtsystems einen erhebliche Anteil an der Sicherheit hat. Von daher empfehlen wir eine ausgiebige technische Erörterung vor Inbetriebnahme.

Ist ein Datenaustausch mit publiXone möglich?
Ja, denn publiXone besitzt eine umfangreiche Programmierschnittstelle (API) die den Daten-Im- und -Export ermöglicht.

Kann das System Prozesse automatisieren?
Fast alle Funktionen des Systems lassen sich über die API „fernsteuern“.  So ist es möglich programmatisch Benutzer anzulegen, Arbeitsabläufe zu erstellen oder zu ändern, diese zuzuweisen oder über die Publishing-Funktionen Dokumente zu erstellen. Das sind nur wenige Beispiele von vielen Möglichkeiten.

Gehört die API zum Lieferumfang?
Ja.

Gibt es Schnittstellen für Erweiterungen?
Ja, sogar verschiedene. Wir nennen Sie Plug-Interfaces. Es gibt sie für Projekte, Arbeitsabläufe und für das System. Auf der Serverseite lassen sich Extensions ebenfalls einbinden. Auch die Katalogisierungsprozesse besitzen ein Extension-Interface. Die Möglichkeiten der Erweiterungen sind quasi endlos.

Ist zur Administration des Systems eine Schulung notwendig?
Wir finden ja. Das System ist sehr umfangreich. Daher ist es sinnvoll 2-3 Tage in ein initiales Training zu investieren.

Benötigt der normale Anwender ein Training?
In der Regel nicht. Es kommt aber auf den Einsatztyp an. Für manche komplexere Anwendung ist eine entsprechende Einführung u. U. sicherlich sinnvoll.

Wo findet die Ausbildung statt?
Wir machen es gerne bei uns. Da sind wir ungestört. Keiner der den Kopf durch die Tür steckt und sagt „… kannst mal eben …“. Allerdings wissen wir, dass es auch gute Gründe gibt ein Training beim Kunden durchzuführen. Wir sind flexibel.

Wie viele Personen können an einem Training teilnehmen?
Wir nehmen es mit allen auf. Allerdings zeigt die Erfahrung, dass ab einer Personenzahl größer vier die Effizienz deutlich nachlässt. Ideal sind sicher zwei bis drei Personen. Diese können ggf. Ihr Wissen später, ggf. auch nur partiell, weitergeben.

Auf welchem Server läuft publiXone?
Zum Betrieb wird ein Microsoft Windows Server benötigt. Die Details entnehmen Sie bitte unseren Systemanforderungen, die wir Ihnen gerne zur Verfügung stellen. Aufgrund der immer komplexer werdenden Systemlandschaften empfehlen wir eine technische Erörterung der ITler.

Welche Datenbank wird benötigt?
publiXone basiert auf einer Microsoft SQL-Datenbank. Unterstützt werden alle Editionen.

Welche Systemvoraussetzungen sind für die Clients notwendig?
Genau genommen keine. Die Clients bringen den kompletten Code mit und sind deshalb autark. Es gibt keine Zugriffe auf externe Ressourcen wie Betriebssystem oder 3rdPartys. Proxy-Server werden unterstützt.

Mit welchen Browser arbeitet das System?
publiXone unterstützt offiziell die gängigen Browser Explorer/Edge, Chrome, Safari und Firefox. Wobei andere Webbrowser oder auch ältere Versionen durchaus funktionieren können. Genauere Infos entnehmen Sie bitte dem ReadMe.

Wie kommuniziert publiXone?
Der gesamte Datenverkehr, egal für welche Dienste (Datenaustausch, Dateitransfer, etc.), wird über einen Port geroutet. Typischerweise ist das Port 80 (HTTP) bzw. verschlüsselt Port 443 (SSL), kann aber auch anders konfiguriert werden.

Ist es möglich die Serverkomponenten auf unterschiedliche Server zu verteilen?
Ja. Applikationsserver, Datenbank oder auch der Datenbereich können auf unterschiedliche Systeme verteilt werden. Bei Bedarf lassen sich auch weitere Proxy-Server nutzen.

Kann ich publiXone selber installieren?
Die Software besitzt einen Installer, der alle nötigen Komponenten installiert. Allerdings stellt dieser einige Fragen, welche der Anwender beantworten können sollte 😉 Wir raten dazu, eine Installation vorher mit uns abzustimmen. Bei Bedarf führen wir sie auch gerne durch.

Wer übernimmt die Systemeinrichtung?
Für die Konfiguration eines Mandanten steht serverseitig der Server Administrator zur Verfügung. Hier lassen sich alle mandantenspezifischen Parameter konfigurieren. Je nach Einsatz und Umfang der Lösung, können diese Konfigurationen  umfangreich sein. Entsprechendes Know-How wäre also von Vorteil. Wir unterstützen Sie gerne.

Kann ich Updates selber einspielen?
Ja. Über den Installer können Sie Ihre Installation einfach updaten. Wir raten allerdings dazu, unsere Updateinformationen zu lesen und auch zu beachten.

Was ist notwendig um Zusatzmodule in Betrieb zu nehmen?
Der Installer installiert grundsätzlich alle Module. Ein mandantenabhängiger Freischaltcode definiert, welche Module aktiv sind. Und dieser lässt sich on-the-fly dynamisch ändern. Gerne stellen wir Ihnen auch Zusatzmodule zum Testen zur Verfügung.

Müssen die Clients installiert werden?
Nein, keine Installation. Einfach laden, auspacken (an die gewünschte Stelle) und das Programm starten.

Ist für den Einsatz der Clients eine Runtime oder ähnliches notwendig?
Nein. Unsere Clients sind komplett autark, greifen somit auf nichts Externes zurück.

Kann man die Software mieten oder nur kaufen?
Wir bieten die Software als Subskription oder als Software-as-a-Service (SaaS) an. In beiden Fällen zahlen Sie eine monatliche Pauschale.

Bei einer Subskription haben Sie die Möglichkeit die Software auf einem eigenen Server und in einem Rechenzentrum Ihrer Wahl zu betrieben. Bei Interesse können wir Ihnen ebenfalls entsprechende Systeme in unserem Rechenzentrum zur Verfügung stelle.

Beim SaaS stellen wir Ihnen ein schlüsselfertig eingerichtetes Portal in unserem Rechenzentrum zur Verfügung. Das Hosting erfolgt dabei auf unseren geteilten Systemen. Sie müssen sich also nicht um Server, Systemtechnik, Betriebssystem Firewall, etc. kümmern.

Und wenn ich unbedingt kaufen möchte?
Dann sprechen Sie mit uns ….

Wie wird publiXone lizenziert?
In erster Linie nach Mandanten, die ihre eigenen Datenbereiche und Einstellungen besitzen. Jeder Mandant erhält eine Anzahl von möglichen Benutzern und kann individuell mit Modulen ausgestattet werden.

Ist das System skalierbar?
Absolut. Benutzeranzahlen und Module können je nach Bedarf lizenziert oder auch während der Laufzeit angepasst werden.

Welche Edition ist die Richtige für mich?
Hm, sagen Sie uns wer Sie sind und was Sie machen möchten. Dann werden wir gerne erörtern, welche Edition die Richtige für Sie ist.